VERIFACTU y el Real Decreto 1007/2023: todo lo que autónomos y pymes deben conocer sobre el nuevo software de facturación

Si eres autónomo o diriges una pyme, es probable que hayas oído hablar de VERIFACTU sin tener del todo claro cómo te afecta y qué significa para tu día a día. Vamos a explicártelo sin tecnicismos innecesarios: qué es, cuándo te afecta y qué pasos puedes ir dando desde ya.

La transformación digital de las empresas españolas continúa avanzando con la entrada en vigor del Real Decreto 1007/2023, una normativa que regula los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y que introduce el funcionamiento conocido como VERIFACTU.

Aunque muchas empresas lo perciben como una nueva obligación fiscal, la realidad es que esta normativa supone una oportunidad para modernizar la gestión administrativa, mejorar la trazabilidad de las operaciones y avanzar hacia procesos más seguros, automatizados y eficientes.

¿Qué es VERIFACTU y qué relación tiene con el Real Decreto 1007/2023?
VERIFACTU es el nuevo sistema de facturación impulsado por la Agencia Tributaria dentro de la Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Su desarrollo técnico está en el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos técnicos muy concretos que deben cumplir todos los programas de facturación, ya sea un software de escritorio, una app o tu una hoja de cálculo adaptada, utilizados por empresas y profesionales.

La norma obliga a los programas de facturación  a cumplir unos requisitos : que las facturas no se puedan alterar ni borrar una vez emitidas, que quede constancia trazable de cada una de ellas y, si activas esa opción, que se envíen automáticamente a Hacienda. Su finalidad es garantizar que los registros de facturación sean:

• Íntegros.
• Inalterables.
• Trazables.
• Conservados de forma segura.
• Disponibles para su comprobación por la Agencia Tributaria.

En la práctica, hasta ahora muchos negocios pequeños trabajaban con programas que permitían corregir, duplicar o incluso ocultar facturas. Ese margen desaparece. A partir de su entrada en vigor, el sistema de facturación tendrá que generar un registro firmado digitalmente por cada factura, encadenado al anterior mediante un código (hash), y mostrar un QR de verificación en el propio documento.

Dentro de este marco normativo aparece VERIFACTU, un modo de funcionamiento que permite que el software de facturación remita automáticamente los registros de facturación a la Agencia Tributaria prácticamente en tiempo real. No se trata de un nuevo programa informático, sino de una funcionalidad que podrán incorporar los sistemas adaptados.

¿Por qué se implanta VERIFACTU?
El objetivo principal es reforzar la transparencia y combatir el fraude fiscal mediante el uso de programas de facturación que impidan la manipulación o eliminación de registros. La normativa elimina la posibilidad de utilizar software que permita alterar la información contable sin dejar evidencia y establece un nuevo estándar de seguridad para la facturación electrónica y los sistemas de gestión empresarial. Además de mejorar el control tributario, este modelo impulsa la digitalización de miles de pequeñas empresas y profesionales.

¿A quién afecta VERIFACTU?
La normativa afecta, con carácter general, a todos los contribuyentes que desarrollan actividades económicas y tienen obligación de emitir facturas:

• Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• Autónomos que desarrollan actividades económicas.
• Comunidades de bienes y otras entidades obligadas a facturar.

Quedan excluidos los contribuyentes acogidos a los sistemas forales del País Vasco y Navarra, así como aquellos que ya remiten su información mediante el Suministro Inmediato de Información (SII).

Calendario de implantación de VERIFACTU
Tras las últimas modificaciones normativas aprobadas, el calendario original se ha retrasado un año mediante el Real Decreto-ley 15/2025, siendo las fechas previstas de su entrada en vigor:

• 1 de enero de 2027 para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027 para autónomos y demás personas físicas obligadas a emitir facturas.

Quedan fuera de esta obligación quienes ya cumplen con el Suministro Inmediato de Información (SII) y los contribuyentes de Navarra y País Vasco, que tienen sus propios sistemas (TicketBAI, Batuz).

Aunque todavía exista margen para adaptarse, conviene no dejarlo para el último momento. Comenzar cuanto antes permitirá evitar cambios de última hora y planificar la transición con mayor tranquilidad para cambiar de programa de facturación, migrar datos y formar al equipo.

¿Qué requisitos deberá cumplir el software de facturación?
Uno de los cambios más relevantes del Real Decreto 1007/2023 es que no bastará con emitir facturas correctamente. El software de facturación deberá cumplir una serie de requisitos técnicos que garanticen la integridad de toda la información generada. Entre ellos destacan:

• Generación automática de un registro por cada factura, sin que se pueda editar después.
• Firma electrónica de los registros y enlazados al anterior.
• Generación de huellas digitales (hash) encadenadas.
• Inclusión de un código QR en las facturas y, en muchos casos, la mención «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT».
• Conservación íntegra e inalterable de la información  durante al menos 4 años.
• Exportación de registros en el momento en que se generen a la Agencia Tributaria.
• Declaración responsable del fabricante certificando el cumplimiento de la normativa.

Por este motivo, es recomendable que autónomos y pymes confirmen con su proveedor que el programa de facturación estará adaptado antes de la fecha de obligatoriedad.

¿Qué pasa si no me adapto a tiempo?

Cómo preparar tu empresa para VERIFACTU
La adaptación no consiste únicamente en instalar una nueva versión del programa de facturación. También implica revisar procedimientos internos y asegurar que las personas responsables conocen el funcionamiento del nuevo sistema. Algunas recomendaciones son:

• Revisar el software de facturación actualmente instalado.
• Solicitar al proveedor información sobre la adaptación al Real Decreto 1007/2023.
• Comprobar que dispone de la correspondiente declaración responsable.
• Formar al personal encargado de la facturación.
• Revisar los procedimientos de conservación documental y seguridad de la información.

Una planificación anticipada reducirá riesgos y facilitará una implantación sin incidencias.

VERIFACTU como oportunidad para impulsar la digitalización de las pymes
Aunque el cumplimiento normativo es obligatorio, muchas empresas descubrirán que la adaptación les permite mejorar notablemente su gestión. Implantar un sistema moderno de facturación puede aportar ventajas como:

• Reducción de errores administrativos.
• Automatización de tareas repetitivas.
• Mayor control financiero.
• Información más fiable para la toma de decisiones.
• Mejor preparación ante auditorías o inspecciones.
• Mayor integración con otros procesos de gestión empresarial.

En este sentido, VERIFACTU no debe entenderse únicamente como una obligación impuesta por la Administración, sino como un paso más dentro de la transformación digital de autónomos y pymes y, una buena ocasión para revisar cómo se gestionan las facturas para reducir los errores manuales, para tener mayor trazabilidad y tener procesos más ordenados de cara a una inspección o, simplemente, para llevar mejor las cuentas del negocio.

Para ello, anticiparse es la mejor estrategia ya que la implantación de VERIFACTU y del Real Decreto 1007/2023 marcará un antes y un después en la gestión de la facturación empresarial en España. Las empresas que comiencen ahora a revisar si su software de facturación cumple con la normativa y dispone de la declaración responsable exigida por Hacienda, planificar la adaptación, revisar procesos internos y formar a sus equipos, afrontarán el cambio con mayor seguridad y aprovecharán la ocasión para modernizar y hacer más eficientes sus procesos.

La digitalización no consiste únicamente en incorporar nuevas tecnologías, sino en utilizarlas para trabajar de forma más eficiente, reducir riesgos y cumplir con las obligaciones establecidas por la Agencia Tributaria.

En definitiva, prepararse con tiempo permitirá convertir una obligación legal en una oportunidad para mejorar la competitividad y la productividad del negocio, más allá del mero cumplimiento normativo.